История профессии
Исторически профессия делопроизводителя сложилась из родственных профессий: писаря, секретаря, личного помощника представителя власти. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X веке в древнерусском государстве была культура написания документов.
Делопроизводитель работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением. В различных учреждениях и организациях эти подразделения могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д. Несмотря на разницу в названиях, все службы делопроизводства объединяет общность задач - внедрение единого порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными документами) в соответствии с действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами.
Уверенные навыки делопроизводства могут пригодиться в самых разных областях профессиональной деятельности и могут стать важным фактором карьерного роста.
Тип и класс профессии
Профессия делопроизводитель относится к типу «Человек – Знак», поскольку связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами.
Класс профессии делопроизводитель - «исполнительский», т.к. она связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.
Содержание деятельности
Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка документов, оформление, обработка и хранение.
В основные обязанности делопроизводителя входит:
-
ведение деловой переписки, базы документов, архива документов;
-
контроль за исполнением распорядительных документов;
-
регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
-
сортировка документов, формирование дел;
-
ведение картотеки прохождения документов и контроль за сроками их прохождения;
-
работа с оргтехникой, мини АТС.
Требования к знаниям и умениям специалиста
Делопроизводитель должен знать:
-
нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;
-
основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
-
виды, функции документов, правила их составления и оформления;
-
порядок документирования информационно-справочных материалов;
-
структуру организации, в которой ведется деятельность;
-
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
-
правила и нормы охраны труда;
-
правила делового этикета и делового общения.
Делопроизводитель должен уметь:
-
принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;
-
направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;
-
вести картотеку учета прохождения документальных материалов;
-
осуществлять контроль за прохождением документов;
-
составлять и оформлять служебные документы;
-
формировать дела;
-
систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;
-
воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;
-
точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;
-
оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.
Требования к индивидуальным особенностям специалиста
Профессия делопроизводителя подходит для людей с незначительным снижением слуха (возможно использование слухового аппарата) и нормальным развитием речи в связи с производственной необходимостью взаимодействия с другими сотрудниками в организации.
Делопроизводитель должен обладать следующими профессионально важными качествами:
-
способность к длительной концентрации внимания;
-
развитое вербальное (словесное) мышление и вербальная память;
-
организованность, аккуратность;
-
склонность к работе с информацией;
-
способность анализировать и систематизировать большое количество информации;
-
усидчивость, способность к длительному выполнению однообразной работы без снижения качества;
-
тщательное выполнение формализованных требований.
Условия работы
Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:
а) в небольшом учреждении делопроизводитель выполняет функциональные обязанности в единственном числе;
б) в крупном учреждении работает в коллективе, обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и, в случае необходимости, взаимодействует с другими делопроизводителями.
Условия труда на рабочих местах специалистов с нарушениями слуха должны соответствовать Индивидуальной программе реабилитации инвалида, разрабатываемой бюро медико-социальной экспертизы (при наличии инвалидности).
Конструкция всех элементов производственного оборудования и организация рабочего места должны соответствовать антропометрическим, физиологическим и психологическим особенностям и ограниченным возможностям работающих инвалидов.
Делопроизводитель работает, в основном, сидя за рабочим столом. В процессе своего труда он использует ручные, механические и электронные средства труда: персональный компьютер, офисную технику, канцелярские принадлежности и пр. Рабочее место делопроизводителя также должно быть оснащено современными многофункциональными устройствами: сканером, факсом, принтером, а также Интернетом и средствами связи.
При организации работы делопроизводителя с нарушениями слуха здания и помещения, где осуществляется деятельность, должны быть оборудованы информационными индикаторами противопожарной системы, а также визуальными ориентирами: различными освещаемыми указателями в виде символов и пиктограмм с использованием яркого цвета, контрастного по отношению к фоновой поверхности; контрастным цветовым обозначением входов. Текстовая информация должна быть максимально краткой. Ориентиры-указатели направления движения должны быть однотипными для всего объема здания и зданий одного комплекса.
Для специалистов, имеющих инвалидность, продолжительность ежедневной работы устанавливается в соответствии с медицинским заключением.
Медицинские противопоказания
Основное противопоказание к работе делопроизводителя для лиц с нарушениями слуха - это неспособность к данной трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе делопроизводителем, относятся:
-
полная потеря слуха - слух полностью отсутствует или имеется остаточный слух, на базе которого невозможно самостоятельное формирование речи;
-
значительное снижение слуха с тяжелым недоразвитием речи;
-
травматические повреждения головного мозга;
-
тяжелые заболевания опорно-двигательной системы с поражением функций верхних конечностей, с деформацией рук;
-
стойкие нарушения речи и артикуляционного аппарата;
-
психические и нервные заболевания (тяжелая и среднетяжелая форма полиомиелита);
-
нарушение координации движений кистей и пальцев рук, тремор рук;
-
психические расстройства и расстройства поведения (со средними и тяжелыми стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями);
-
умственная отсталость;
-
эпилепсия;
-
серьезные нарушения зрения.
Пути получения профессии
Существует несколько способов получения профессиональной подготовки в области делопроизводства.
Минимальный уровень необходимой профессиональной подготовки – начальное профессиональное образование. Делопроизводитель также может иметь профессиональную подготовку в объеме среднего профессионального образования или высшего профессионального образования.
В Москве осуществляют профессиональное обучение лиц с нарушениями слуха, подходящее для работы делопроизводителем, следующие образовательные учреждения:
-
Московский колледж автоматизации и радиоэлектроники № 27;
-
Политехнический колледж №2;
-
Головной учебно-исследовательский и методический центр (ГУИМЦ) профессиональной реабилитации лиц с ограниченными возможностями здоровья (инвалидов по слуху) при МГТУ им.Н.Э.Баумана;
-
Московский педагогический государственный университет (МПГУ) ;
-
Московский Учебно-методический центр Всероссийского общества глухих.
Необходимую профессиональную подготовку для работы делопроизводителем можно получить в следующих образовательных учреждениях Российской Федерации, осуществляющих подготовку лиц с нарушениями слуха:
-
Межрегиональный центр реабилитации лиц с проблемами слуха (колледж) Министерства здравоохранения и социального развития РФ, г. Санкт-Петербург;
-
Новочеркасский технологический техникум-интернат;
-
Челябинское ПТУ-интернат № 2;
-
Санкт-петербургское профессиональное училище № 80;
-
Липецкое профессиональное училище № 5;
-
Оренбургский государственный экономический колледж-интернат;
-
Самарское профессиональное училище № 20;
-
Сарапульский колледж для инвалидов;
-
Златоустовский индустриальный техникум им.П.П.Аносова;
-
Ивановское профессиональное училище-интернат;
-
Уфимский профессиональный лицей № 64;
-
Уфимское профессиональное училище № 63;
-
Стерлитамакский профессиональный лицей № 71;
-
Башкирский экономико-юридический техникум;
-
Октябрьский профессиональный лицей № 22;
-
Институт социальной реабилитации Новосибирского
государственного технического университета (инвалидов по слуху); -
Владимирский государственный университет - центр профессионального образования инвалидов, партнер всемирной сети университетского образования глухих.
Области применения профессиональных знаний
Делопроизводители востребованы:
-
в образовательных учреждениях;
-
в медицинских учреждениях;
-
в учреждениях культуры;
-
в государственных и негосударственных организациях, ведущих документооборот;
-
на промышленных предприятиях;
-
в архивах;
-
в справочных службах и др.
Перспективы карьерного роста
Перспективы карьерного роста делопроизводителя зависят от профессиональных планов, квалификационного уровня и личных качеств специалиста.
Квалифицированный делопроизводитель может выбрать профессиональную (горизонтальную) карьеру и совершенствоваться в сфере делопроизводства. Еще один вариант развития карьеры – освоение смежных специальностей, таких как кадровое делопроизводство, библиотечное и архивное дело и пр.
При стремлении к управленческой карьере делопроизводитель может занять должность руководителя канцелярии, общего отдела, стать руководителем отдела управления делами компании и пр.