Отвечает на телефонные звонки, сортирует поступившую почту, ведет дневник текущих дел, отвечает за ведение деловой переписки руководителя, встречает посетителей, следит за выполнением графика переговоров.
Обязанности:
- подчиняться косвенно управляющему компанией либо же генеральному директору компании.
- уметь владеть принтером, сканером, факсом а так же уметь пользоваться офисными программами (Word и Excel).
- принимать всю корреспонденцию и передавать ее на ознакомление руководству..
- принимать персональные заявления и документы работников фирмы, с направлением на подпись руководителя.
- отвечать на все телефонные вызовы, нотировать важную служебную информацию и передавать ее руководителю.
- покупать билеты для деловых поездок, бронировать номера в отеле.
- при необходимости секретарь должен создать руководителю все необходимые условия для проведения переговоров про телефону.
- составление писем и необходимых запросов, порученных руководителем.
- если необходимо, то провести совещание либо конференцию. Для этого секретарь должен подобрать все необходимые материалы и поставить в известность всех членов заседания о его месте проведения а так же времени.
- на протяжении заседания секретарю необходимо вести протокол, в котором он фиксирует все главные моменты совещания.
- осуществление контроля работников, по итогам которого он фиксирует, когда и как были выполнены распоряжения руководителя работниками предприятия, которые находились на контроле
- периодически делать осмотр рабочего места руководителя и регулярно обеспечивать его всеми нужными канцелярскими принадлежностями.
- формировать дела работников, удерживать их в сохранности и сдавать в архив в четко зафиксированные сроки.
Должен знать:
- административное, хозяйственное и трудовое право,
- законодательно-нормативные акты, устанавливающие порядок работы организации, где он работает,
- систему органов управления и власти в стране и в своем регионе,
- принципы работы общественных, государственных, кооперативных и частных организаций,
- сферу, в которой он работает, взаимодействие ее функций, поставленных задач,
- структуру организации, в которой он работает,
- ее связи по горизонтали и вертикали,
- основы менеджмента,
- основы научной организации управленческого труда: