Переходя на новое место, у работника возникают волнения по поводу принятия его в новый коллектив. Чтобы он себя ощущал комфортно в новом коллективе, он проходит процесс адаптации. Именно от процесса адаптации напрямую зависит, как новый специалист сможет быстро привыкнуть к новым условиям работы и приносить денежную прибыль предприятию.
Второстепенная цель – это уменьшение издержек по поиску и найму новых сотрудников. Наличие на предприятии четко определённой процедуры прохождения адаптации персонала, значительно снижает риск его ухода из организации.
Для составления системы адаптации для сотрудников возможно использование следующей методики, которая состоит из:
— выбора подхода к системе с учётом имеющихся ресурсов и потенциала у предприятия;
— формирования структуры адаптационного процесса;
— подготовки необходимой документации;
— разработки плана по внедрению системы адаптации сотрудников.
Основными целями внедрения новой системы адаптации персонала являются:
— возможность уменьшения времени по вхождению нового сотрудника в должность, а именно за минимальные сроки показать свою эффективность в работе, уменьшения возможных ошибок, связанных с непосредственными должностными обязанностями;
— сокращение утечки и текучести кадров, подразумевает под собой возможность снижения количества работников не прошедших испытание и уволившихся в течение первого года работы;
— наличие возможности планирования дальнейшего кадрового роста работника и формирования резерва кадров.
В большинстве случае происходит следующее, методы адаптации персонала, которые используются в компании, предназначены не для всех работников, некоторые из них остаются без должного внимания в первый год работы.
Такие вопросы не возникают, если в компании разработана система адаптации персонала. Ее применение, даёт возможность сформировать исчерпывающий перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника, в зависимости от его должности.
В рамках начала трудовой деятельности новому работнику предоставляется новое рабочее место. На этом месте не должно находится никаких вещей, которые принадлежали бы прежнему сотруднику. Рабочее место должно быть полностью укомплектовано всеми необходимыми офисными принадлежностями (компьютер, канцелярские товары), которые обеспечивали бы новому специалисту нормальные условия труда при выполнении задач, поставленных руководством.
После обеспечения нового сотрудника рабочим местом для него составляется определённый план введения в должность. Основной целью данного плана является возможность более тщательного ознакомления с деятельностью предприятия, с новой должностью и определением дальнейшей специфики работы, связанной с получением конкретных навыков, знаний и умений в новой должности. Срок действия плана рассчитан на период прохождения специалистом испытаний, то есть испытательный срок. План разрабатывается совместно с руководителем и со специалистом по кадрам. В первый день работы он доводится до сведения сотрудника под подпись.
Благодаря этапу вступления в должность, работник начинает формировать сферу своих должностных обязанностей, а также определяет сферу работы компании, структуру и методы работы.
По итогам определения рабочего места и составления плана вхождения в должность, предприятие определяет наставника. Наставник назначается из того же подразделения с учётом наличия стажа работы, в которое придёт новый работник. Так же новому сотруднику вручается «портфель новичка», в который включены:
— должностная инструкция сотрудника, локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность предприятия;
— корпоративный сувенирный набор, включающий в себя ручку, ежедневник, блокнот, а для некоторых должностей, даже стабилизатор;
— информационный материал о деятельности предприятия (каталоги, брошюры, прайсы).
Вручение «портфеля новичка» происходит в первый день работы нового сотрудника.
При трудоустройстве и после его оформления в отделе кадров, новый сотрудник проходит инструктаж по технике безопасности и охране труда. После завершения всех необходимых процедур, руководитель предприятия или начальник отдела персонала знакомит коллектив с новым сотрудником, проводит экскурсию по офису. Далее следует ознакомление с рабочим местом, при необходимости проходит регистрация нового пользователя в системе локальной сети.
Перед началом работы, наставник проводит с новым сотрудником беседу об ответственности, разъяснении должностных обязанностей, описания текущей работы и ожидаемых результатов, возможных проблемах во время производственного процесса, о видах отчётной документации и правилах её заполнения.
Для наиболее тщательного наблюдения за сотрудником, о его достижениях в новой должности, работник должен предоставлять отчёт о проделанной работе по итогам окончания каждой недели. Руководитель еженедельно оценивает её итоги и доводит полученную информацию до нового сотрудника.
В случае проведения на предприятии специальный обучающих семинаров и программ, новый сотрудник, также посещает их, как и все сотрудники компании. По результатам получения всех отчётов и окончанию испытательного срока, руководитель предприятия проводит беседу с работником. По окончанию испытательного срока и подведению итогов адаптации, сотрудник заполняет анкету по условиям работы.