Для начала неплохо было бы понять, что же именно такое управление временем? Если не вдаваться в детали и выразить формулу на «могучем» языке, то получиться словосочетание «продуктивное времяпровождение» иначе говоря, делу время потехе час. Но менталитет славян таков, что проще откладывать все дела до последнего и, когда уже деться будет некуда, решить «все и сразу». Понятно, что это, по меньшей мере, не разумно и приведет к дальнейшему ухудшению ситуации.
В последние годы как на дрожжах появилось огромное количество информации и методик по тайм менеджменту, и каждая объясняет почему она «самая самая». Но в большинстве своем, это мишура, наклеенная на стержень, из фундаментальных правил. По моему скромному мнению, тайм менеджмент - очень индивидуальная наука. И далеко не каждая книга может предоставить информацию, которая подойдет ЛЮБОМУ человеку. В то же время, фундаментальные понятия подойдут каждому, и, опираясь на них, можно создать свою систему, боле эффективную, направленную на удовлетворение личных потребностей.
Опираясь на вышеизложенное, предлагаю вашему вниманию 13 фундаментальных правил любого эффективного управления временем.
• Планируйте свое время грамотно, с ориентацией на внешние (обстоятельства) и внутренние (изменение настроения, стресс) факторы.
• Не делайте список дел на день из более 10 пунктов. Качество и скорость выполнения работы прямо пропорциональна количеству дел.
• Используйте принцип Парето. 20% всех дел дают 80% всего результата. Прежде чем приступить к выполнению всех пунктов, найдите эти 20%.
• Грамотно расставляйте приоритеты - это залог успеха в любых начинаниях. Разделите все ваши дела на четыре категории A (неотложная и важная), B (неотложная и не важная), C (не неотложная и важная), D (не неотложная и не важная).
• Создавая список, все пункты пишите в настоящем времени (как в бизнес плане). Пример «Я открыл счет в банке»
• Привейте себе привычку таскать с собой список дел и регулярно к нему обращаться. В противном случае вы можете забыть одно или несколько дел.
• Примите во внимание свои биоритмы. Если вы лучше всего делаете работу утром (жаворонок) или, наоборот, в поздние часы (сова), а днем, к примеру, вас сковывает усталость, создавайте список с учетом этих факторов. Дела, к которым нужны внимательность и 100% отдача, и дела которые вам хочется делать меньшего всего, переносите во время, когда вы наиболее эффективны, приятные и маловажные дела переносите, когда вам работать хочется меньше всего.
• Используйте кривые опыта и обучения. Если Вас ждет заполнение, к примеру, 8 договоров и 12 звонков клиентам, важно делать все последовательно, а не позвонить 3 клиентам, и заполнить 2 договора и повторять цикл снова. Качество работы при резкой смене деятельности падает.
• Мотивируйте себя. Никаких «Это надо сделать! Я обязан! Мне это необходимо!». Помните, то, что вы обязаны делать написано в налоговом кодексе, а что не обязаны в уголовном и не более того. Успешный человек мыслит категориями «Я хочу! Я могу! Я буду!».
• Делегируйте. Учитесь возлагать часть объемной задачи на других людей. Тогда вы сможете выполнить больше за меньший промежуток времени (более подробно о делегировании я напишу в следующих статьях).
• Если задача занимает меньше 5 минут, лучше выполнить ее сейчас.
• Не создавайте кучу списков дел (список дел для работы, список дел по дому, список списков дел) это приведет к неразберихе, вследствие чего вы потеряете время. Более эффективно использовать для этого органайзер (о них в последующих статьях).
• Не создавайте заведомо сложных задач. Если задача слишком сложна «срежьте» с нее все лишнее, или посмотрите на нее более объективно.
Главной особенностью фундаментальных правил эффективного управления временем является их универсальность. Вы можете использовать их независимо от вашего рода деятельности, графика работы, возраста и т.д.
