Для эффективного управления современной компанией (фирмой) руководителю необходимо иметь, грамотно подобранный штат помощников и это, не считая заместителей. Давайте разберёмся, каким должен быть помощник руководителя, какие функции и должностные обязанности на него возложены.
Задачи, обязанности и полномочия. Помощник осуществляет работу со всеми документами, которые приходят на имя руководителя и выходят за его подписью. Совместно с руководителями всех подразделений готовит проекты текущих планов работы и планов работы на перспективу, а также предложения по выполнению указаний и распоряжений, подписанных руководителем компании.
Готовит информационные материалы, выступления руководителя, проекты докладов, содокладов, всех распоряжений по вопросам работы фирмы для рассмотрения на сессиях, коллегиях, совещаниях в которых принимает непосредственное участие руководитель, сопровождает его во время деловых поездок, а по результатам оформляет протокольные поручения и информирует руководителя об их выполнении. Обобщает материалы о ходе исполнения документов, распоряжений, поручений руководителя и органов высшего уровня (при наличии).
Готовит материалы для проведения пресс-конференций, брифингов руководителя, его встреч с представителями средств массовой информации. Обеспечивает решение всех организационных вопросов, связанных с участием руководителя в различных деловых мероприятиях. Деловые мероприятия на которых присутствует руководитель, являются важной составляющей успеха компании, поэтому его полная подготовленность к ним – это целиком забота помощника. Но вернемся к его обязанностям. Формирует пакет необходимых документов в соответствии с повесткой дня заседания коллегии (либо совета директоров). Контролирует своевременное рассмотрение любых предложений, заявлений и жалоб, поступивших на имя руководителя, а также своевременное выполнение его указаний и поручений.
Помощник имеет право. Запрашивать информацию от исполнителей о ходе выполнения распорядительных документов, необходимое для анализа. Привлекать к участию в разработке проектов различных документов, обобщении материалов сотрудников отделов и управлений. Вносить предложения по совершенствованию деятельности фирмы в целом.
Помощник должен знать. Конституцию РФ, акты, законодательства и нормативные документы, касающиеся деятельности фирмы, Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Кабинета Министров РФ о сфере деятельности фирмы в целом;
обязанности должностных лиц управленческого аппарата фирмы, основы экономики;
методы управления аппаратом фирмы;
формы и методы работы со средствами массовой информации, правила делового этикета, правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;
основные принципы работы на персональном компьютере.
Квалификационные требования. Высшее образование на уровне магистра соответствующего профессионального направления, стаж работы по специальности не менее трех лет. Приветствуется дополнительное после дипломное образование в сфере управления.
