Трудовая книжка – важный документ, который подтверждает трудовой стаж и опыт работника. Бережно хранить этот документ и делать в нем грамотные записи – прямая обязанность работодателя. Сегодня запись в трудовую книжку уполномочены производить не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, поэтому вопрос о правильности ее оформления стал еще более актуальным.
Как оформить трудовую книжку впервые
Если ваш новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, скорее всего, вам придется оформлять ему трудовую книжку с «нуля». Приобрести новый бланк трудовой можно в магазине канцтоваров.
Начинать оформление следует с заполнения титульного листа. С ним обычно не возникает сложностей – правильно и в соответствии с паспортом заполняем строки под фамилию, имя и отчество, а также дату рождения. Образование и профессия проставляются в соответствии с документом об образовании. Далее ставится дата заполнения, а также подписи будущего владельца трудовой книжки и лица, ее заполнившего. На месте для печати ставят оттиск печати организации, оформившей трудовую, либо оттиск печати отдела кадров (при ее наличии).
Далее работодатель должен внести сведения о приеме на работу нового сотрудника.
Как правильно оформить трудовую книжку: прием на работу
Запись о приеме на должность делается в разделе «Сведения о работе». Для начала в графе 3 следует записать полное наименование организации-работодателя, а если в Уставе есть краткое название – привести его тут же, в скобках. Если в трудовой уже есть запись о предыдущих местах работы, писать заголовок нужно в первой же чистой и свободной строке – не надо «залезать» на чужие подписи и печати.
Сразу же под этим заголовком, на следующей строке следует последовательно заполнить:
• Графа 1 – порядковый номер записи, т.е., следующий номер после предыдущей.
• Графа 2 – дата приема на работу. Не дата заполнения трудовой книжки, а
именно дата вступления в должность!
• Графа 3 – тут делается запись о принятии сотрудника на работу. Стоит помнить, что название должности и специальности должно указываться в полном соответствии с договором.
• Графа 4 – для реквизитов приказа о приеме на работу. Обязательно проставьте номер и дату документа.
Примерная запись о приеме на работу будет звучать так: «Принят на должность электрика 1-го разряда». Если в договоре прописано, что человек принимается в конкретный отдел, это должно прозвучать в формулировке записи, например: «Принят в машинный цех на должность старшего механика».
Как правильно оформить трудовую книжку: перевод на другую работу
Работника могут перевести как в рамках одного отдела, так и в другое структурное подразделение. Если новая должность при переводе в другой отдел называется абсолютно так же, как и прежняя, информацию о ней все равно следует отразить в записи.
Например, при переводе сотрудника в его трудовой пишут:
«Переведен на должность старшего бухгалтера»
«Переведена на должность заместителя директора в финансовый отдел»
Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника. Увольнение по инициативе работника, т.е. по его собственному желанию делается на основании пункта 3 первой части статьи 77 Трудового кодекса.
Например, запись могла бы звучать так:
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Внизу записи расписывается лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, делается расшифровка его должности и ФИО, а также ставится круглая печать организации или ИП (в последнем случае – при ее наличии).
Ниже работник ставит свою подпись, подтверждая, что ознакомлен со всеми сделанными в его трудовой книжке записями.
Вот такие премудрости ожидают работодателя при оформлении трудовой книжки работника. Организация или предприниматель несут полную ответственность за хранение этого документа и обязаны после увольнения работника выдать ему трудовую со всеми соответствующими записями. При этом если сотрудник не может получить ее лично – документ высылается ему по почте, и с этого момента ответственность за задержку выдачи трудовой с работодателя снимается.