Организация. Очень важно, что бы за мероприятие отвечал один человек, который и будет координировать всех участников процесса. Это не обязательно должен быть самый креативный сотрудник – пунктуальный и добросовестный человек справится не хуже, а в некоторых случаях и лучше, потому что сможет правильно распределить обязанности между остальными членами коллектива.
Площадка. Так на языке специалистов называется место, где будет проходить мероприятие. Офис, кафе, ресторан, клуб, загородный пансионат, теплоход – это может быть все что угодно. Найдя подходящее место, необходимо подумать о том, как гости туда попадут: можно распечатать приглашения с подробной схемой проезда, а можно – организовать централизованную доставку людей на корпоративном транспорте.
Кейтеринг. Организация питания является самой серьезной задачей на корпоративной вечеринке. Качество и количество подаваемых блюд и напитков должны не просто удовлетворить требования самых взыскательных гостей, но и быть четко рассчитанными – чтобы столы не опустели уже через полчаса после начала праздника.
Важно помнить о том, что экзотические блюда могут быть не по вкусу некоторым гостям, а некоторые продукты могут вызвать аллергию – их стоит избегать.
Сценарий. У организатора должен быть полный и подробный план мероприятия, в котором все рассчитано по минутам и проработано со всеми участниками - ведущим, осветителем, звукорежиссером. Весь требуемый материал с пометками на дисках и непосредственно в тексте сценария должен находиться у людей, ответственных за техническую сторону мероприятия.
Традиционно наиболее веселая и живая часть праздника — это заранее подготовленные концертные номера, а также забавные конкурсы, в которых принимают участие все сотрудники компании. Не лишним будет подготовить несколько запасных конкурсов, чтобы было чем занять гостей в случае технических неполадок или возникновения каких-либо других проблем.
Ведущий. Сотрудник компании, выступающий в качестве ведущего, должен понимать, что для него намеченное мероприятие не отдых, а работа. Следовательно, он (а также координатор праздника и другие люди, причастные к организации корпоративной вечеринки) не должен употреблять спиртного.
Так же он должен четко осознавать, что на его плечах лежит ответственность за все, а значит, ему не стоит импровизировать и отступать от текста сценария – такими действиями он может сбить с толку остальных участников.
Сувениры и фотографии. Необходимо приобрести небольшие призы для награждения участников конкурсов. Так же можно пригласить фотографа, причем будет лучше, если съемкой займется профессионал со стороны, а не кто-то из сотрудников: любительская техника, особенно при недостаточном освещении, скорее всего не сможет обеспечить хорошее качество снимков.
Оформление. Если празднование проходит в стенах родного офиса, то лучшим вариантом будет нарядное декорирование, которое создаст приподнятое настроение и скрасит будничность. Если торжество проходит на «чужой территории», то уместно использовать символику компании, что позволит сблизить людей и вызовет у них чувство гордости за свою компанию.
Для праздничного оформления, независимо от места проведения мероприятия, хорошо подойдут цветы. Но к выбору живого материала следует подходить осторожно, ведь нежные растения, например, тюльпаны или ирисы, быстро вянут. Поэтому лучше взять те, которые будут радовать глаз на протяжении всего вечера – хризантемы, герберы или розы.
Так же особую атмосферу создают воздушные шары или драпировки. Украшать надо те части помещения, к которым будет привлечено внимание присутствующих, — вход, сцену.
Безопасность. Технику безопасности нужно соблюдать не только во время праздника, но и при его организации. Для каждой площадки существуют свои правила, о которых следует узнать заранее. Не стоит игнорировать требования технических служб: это не формальности, суровая необходимость, ведь иначе веселый праздник может закончиться трагедией.
Настроение. Занимаясь организацией праздника, следует помнить, что то, насколько он будет веселым и успешным, зависит не от бюджета мероприятия, места проведения или меню, а от общего настроя.
Поэтому очень важно подходить к организации с удовольствием, не воспринимать ее как тяжелую повинность. Не менее важно сделать так, чтобы были учтены интересы всех участвующих, а люди смогли почувствовать себя настоящей дружной командой.