Главная| Sovet| Sovet1| Sovet2| Sovet3| Sovet4| Sovet5| Sovet6| Sovet7|
Секретарь-референт — это одна из первых капиталистических профессий, которые стали необыкновенно популярными после перестройки. Действительно, в советское время должность секретаря руководителя считали тяжелой, скучной и малопрестижной. А вот когда индивидуальные предприниматели стали сами себе начальниками, часто оказываясь при этом молодыми и к тому же богатыми, то большинство претенденток на вакансию секретаря-референта связывали свои ожидания не столько с карьерным ростом, сколько с надеждой удачно выйти замуж. Теперь ситуация изменилась, и всем стало понятно, что работа секретаря — все тот же тяжелый, часто скучный, порой весьма неблагодарный труд.
Обязанности секретаря руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.
Чтобы стать начальнику незаменимым помощником, секретарь должен обладать такими личностными качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.
Если в обязанностях в основном преобладает работа секретаря-делопроизводителя, то требуется высшее лингвистическое образование, если же нужен именно помощник, то предпочтение отдают высшему образованию в отрасли специализации компании.
Очень большую роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение секретаря держаться в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.
Однако хороший начальник и толковый опытный секретарь функционируют как один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.
Нельзя обойти стороной еще один деликатный вопрос: нерабочие отношения между начальником и его секретаршей. Только ленивый не пошутит на данную тему, а чего стоит обидное словечко «секретутка»? Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, следует сразу присмотреться к потенциальному начальнику и, отправляясь на собеседование, одеться так, чтобы подчеркнуть свои деловые качества, а не внешние достоинства. Если вы не получите это место, следовательно, начальнику надо было от секретаря совсем другое, и вы удачно избежали проблем.
Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще лучше — попросить должностную инструкцию. Часто наивность секретарей, большинство из которых — молоденькие девушки, плохо разбирающиеся в людях и в жизни, становится одной из причин неприятных последствий. Принимая и поощряя подарки, отвечая на ухаживания, поддерживая игривые разговоры и двусмысленные шутки, одеваясь в откровенные или вызывающие наряды, девушка часто неосознанно создает впечатление своей доступности. Поэтому, не умаляя вины любителей воспользоваться служебным положением, стоит все же предостеречь их от ошибочных шагов.
Хотя секретарь находится ближе всех к руководителю, его карьерный рост ограничен. Безусловно, из всякого правила бывают исключения, но особенно обольщаться не стоит.
В зависимости от набора требований, использования знания иностранных языков, опыта работы и функциональных обязанностей варьируется и зарплата: от 200 до 800 у. е. Имейте в виду, если в вакансии «личный помощник» указана зарплата больше 1000 у. е., с большой долей вероятности можно предположить, что это — сетевой маркетинг.
Офис-менеджер. Администратор офиса
У должностей, приблизительно имеющих один набор функциональных обязанностей, существует множество названий. Часто их дают при описании работы, фактически являющейся должностью оператора на телефоне. Поэтому, чтобы не покупать кота в мешке, стоит внимательно изучить все объявления в разделе, стараясь прочитать информацию между строк. Прежде чем ехать на собеседование, лучше хорошенько расспросить об условиях работы. Во время интервью надо анализировать все задаваемые вам вопросы. Если, допустим, вас спросят, как вы относитесь к тому, что иногда придется предлагать кофе клиентам, нетрудно догадаться, что это будет вашей прямой обязанностью. Если поинтересуются, не против ли вы время от времени съездить куда-то с разовым поручением, то, согласившись, вы обречете себя на постоянные поездки по филиалам и другим учреждениям. Поэтому сразу решите, на что вы готовы пойти, а на что — нет. Присматривайтесь к обстановке в офисе, изучайте ситуацию ведь наблюдательность — необходимое качество для администратора.
В каких-то организациях набор обязанностей офис-менеджера дополнительно включает функции секретаря руководителя. В других в штат приглашают отдельного сотрудника на должность офис-менеджера, но вместе с тем ему приходится выполнять работу, например, секретаря на ресепшн или делопроизводителя. Но в крупных компаниях офис-менеджер имеет свой четко ограниченный круг обязанностей.
Функции офис-менеджера обычно административные: контролирует обеспеченность работников офиса расходными материалами, выполняет задания по копированию документов или другие служебные просьбы сотрудников, поддерживает порядок на стеллажах, в приемной для посетителей, возможно, в его обязанности входит приготовление чая или кофе клиентам, руководителю или сотрудникам, часто от офис-менеджера требуют осуществлять контроль за некоторыми службами — курьерами, водителями и т. п. Но главное, администратор является лицом офиса, приветливым и доброжелательным, приятным для сотрудников и посетителей. Поэтому работу офис-менеджера, как правило, доверяют молодым привлекательным девушкам в среднем до 30 лет, внешний облик которых гармонично сочетает черты делового стиля, доброжелательности и обаяния. Стоит заметить, что в разных организациях возраст может быть ограничен и 26, и 45 годами. Это связано с целевой аудиторией фирмы, ее потенциальными клиентами: кто-то отдает предпочтение молодости, а кто-то солидности.
Помимо приятной внешности необходимы определенные навыки: работа на компьютере на уровне пользователя (Word, Excel, Интернет, электронная почта), знание машинописи, хорошая скорость набора, делопроизводство, умение обращаться с офисной техникой, образование — не ниже среднего специального. Знание английского языка требуют редко. Из личных качеств нужно иметь грамотную речь, хорошую дикцию, быть доброжелательной, коммуникабельной, организованной, ответственной, аккуратной и исполнительной.
Должность офис-менеджера может стать началом карьеры, если интересоваться работой фирмы, принимать деятельное участие в ее жизни, вникать в тонкости дела. Для этого необходимо накопить определенные знания по профилю, дать понять руководству или кадровым службам, что вы заинтересованы, скажем, в должности менеджера или секретаря-референта. Возможно, компания обеспечит вам обучение, которое поможет занять более высокооплачиваемый пост.
Часто, если нет специального сотрудника, на офис-менеджера возлагают обязанности по рекламе и PR, например заказ сувениров для партнеров и клиентов, взаимодействие с рекламными агентствами, размещение рекламы в СМИ. Бывает, что он организует корпоративные мероприятия и многое другое. Тогда при формировании соответствующего отдела в компании офис-менеджер может стать его сотрудником или даже руководителем. Среди вариантов карьерного роста есть и должность руководителя отдела секретариата.
Но для того чтобы начальство захотело вложить деньги в обучение сотрудника, оно должно быть уверено в его работоспособности, трудолюбии, преданности делу. Не надо исходить из позиции: «Сперва повысьте в должности, а там уж я покажу, на что способна!» или, наоборот, «Зачем просить повышения, они сами должны отметить мои таланты и возможности!». Четкое исполнение работы в сочетании с разумной инициативностью — вот лучшие рекомендации для повышения.
Насколько престижна должность офис-менеджера, каждый решает сам. Кто-то считает, что это работа прислуги, девочки на побегушках (кстати, надо быть готовой к пренебрежительному отношению со стороны некоторых работников офиса). Для других — возможность получить опыт работы, что называется узнать изнанку всех офисных служб, приглядеться и выбрать для себя какую-то специализацию. Ведь некоторые офис-менеджеры на этом посту приобретают не только знания, но и бесценный опыт руководства.
Зарплата администратора офиса, или офис-менеджера составляет, как правило, 300–400 у. е. А для тех, кто знает один или несколько иностранных языков, может быть и больше — до 600 у. е. Руководитель отдела секретариата иногда получает до 800 у. е.
Есть люди, которым нравится быть незаменимыми, постоянно находиться в центре внимания, учитывать все тонкости, но не кичиться своими успехами. Они всегда безупречно выглядят, их не смущают восхищенные, а порой, и нескромные взгляды, они умеют поддержать приятный разговор, причем тонко чувствуют грань, за которую нельзя переходить. Именно такие люди становятся блистательными секретарями.